Das System, das Agenturprozesse
wirklich kennt.
Die :agentursuite führt Projekte, Kalkulation, Rechnungswesen, Einkauf, Finanzen, Zeiterfassung und Controlling zusammen – gebaut aus über zwanzig Jahren Arbeit mit Werbe- und Eventagenturen.
Warum ein eigenes System
Agenturen arbeiten anders. Ein Projekt läuft über Monate, Fremdleistungen werden eingekauft und an den Kunden weiterberechnet, und was einmal kalkuliert wurde, muss am Ende zur Rechnung passen. Gängige ERP-Systeme bieten dafür entweder zu viel oder gerade das Entscheidende nicht – und was fehlt, landet in Tabellen und Nebenrechnungen.
Seit 2003 baut die helle.consult GmbH einzelnen Agenturen ihre kaufmännischen Systeme – individuell, eingeführt und über Jahre betreut. Dabei wurde immer deutlicher, welche Abläufe sich in jedem Haus wiederholen. Diese Erfahrung wird jetzt zu einem geschlossenen System.
Neu gebaut, nicht übertragen
Die :agentursuite entsteht als vollständig neu entwickelte, native Anwendung für Mac und Windows – nicht als Umzug eines alten Systems in ein neues Gehäuse, sondern von Grund auf, auf einem heutigen Fundament. Was bleibt, ist die Fachlogik aus zwei Jahrzehnten Agenturbetrieb: die Abläufe, die sich in der Praxis bewährt haben.
Dieselbe Anwendung arbeitet allein mit eigener Datenbank oder im Team auf einer gemeinsamen – dieselben Masken, dieselben Regeln.
Die Bereiche
Projekte & Jobs
Kunde, Projekt und Job als durchgehende Kette; am Job hängen Kalkulation, Dokumente, Korrespondenz, Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
Kalkulation
Kostenvoranschläge mit Gruppen, Positionen und Leistungszeiträumen – geplanter Umsatz monatsweise verteilt.
Rechnungen
Anzahlung, Teil- und Schlussrechnung, Storno und Gutschrift; Ausgabe als PDF/PDF-A, XRechnung oder per E-Mail.
Einkauf & Weiterberechnung
Bestellanforderungen mit Freigabe, Eingangsrechnungen – und der direkte Weg von der Fremdleistung in die Kundenrechnung.
Finanzen
Buchungen, Bankbewegungen mit automatischer Zuordnung, SEPA-Überweisungen, Kassenbuch, Monatsabschluss, DATEV-Export.
Zeiterfassung & Controlling
Stunden je Mitarbeiter und Job sowie zwei mehrdimensionale Auswertungen für Umsatz- und Kostenseite mit Drill-down.
Alle Funktionsbereiche im Detail
Was den Unterschied macht
- Weiterberechenbare Fremdleistungen. Aus der gebuchten Eingangsrechnung direkt in die Kundenrechnung – ohne Zweitpflege.
- Plan und Ist auf einer Grundlage. Weil die Kalkulation ihre Mengen monatsweise verteilt, steht der geplante Umsatz jederzeit neben dem abgerechneten.
- Ein System statt vieler. Kalkulation, Abrechnung, Einkauf und Buchhaltung arbeiten auf denselben Daten.
- Anlegen aus dem Vorgänger. Ein Job entsteht aus seinem Projekt, eine Rechnung aus ihrem Kostenvoranschlag – der Zusammenhang ist nie nachträglich herzustellen.
Zeiterfassung am Arbeitsplatz
Die Stunden der Mitarbeitenden erfasst das TimeTool der :timesuite – eine eigene Anwendung mit persönlicher Jobliste und Timer, deren Zeiten in der :agentursuite für Stundenlisten, Abrechnung und Controlling bereitstehen.
Fragen dazu?
Wenn Sie wissen möchten, wie ein bestimmter Ablauf abgebildet ist, rufen Sie an oder schreiben Sie uns.
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