Funktionen
Die :agentursuite ist in Bereiche gegliedert, die auf denselben Daten arbeiten. Hier stehen sie einzeln – der fachliche Umfang, wie er aus zwanzig Jahren Agenturpraxis entstanden ist.
Stammdaten
Firmen und Kontakte bilden die gemeinsame Basis: Kunden, Lieferanten und die eigene Firma liegen in einer Struktur – mit Debitoren- und Kreditorennummern, Kundengruppen, Branchen und Ansprechpartnern. Fast alle anderen Bereiche greifen darauf zu, sodass eine Adresse nur an einer Stelle gepflegt wird.
Projekte & Jobs
Ein Projekt (Etat) bündelt seine Jobs; der Job ist die organisatorische Klammer für alles Weitere. An ihm hängen Kalkulation, Jobdokumente wie Briefing, Memo oder Besprechungsbericht, Korrespondenz, Aufgaben mit Fälligkeiten sowie die Zuordnung von Jobleitung und Beteiligten. Über diese Kette laufen später alle Auswertungen zusammen.
Kostenvoranschlag & Kalkulation
Der Kostenvoranschlag ist das Cockpit des Jobs: Gruppen und Positionen bilden die Kalkulation, die Positionsmengen werden auf Leistungszeiträume – jeweils einen Monat – verteilt. Daraus ergibt sich der geplante Umsatz je Monat, und aus demselben Datensatz später der Abrechnungsanstoß. Nach Auftragserteilung ist die Gesamtmenge einer Position kaufmännisch verbindlich; die Verteilung auf Monate bleibt anpassbar.
Leistungen & Preise
Der Leistungskatalog unterscheidet Stück- und Zeitleistungen mit den passenden Einheiten (Stück, Pauschale, Stunde, Personentag), führt Verkaufs- und Einkaufspreise, Steuersätze und die Zuordnung zu Buchungskonten. Für einzelne Kunden lassen sich Sonderpreise hinterlegen, die den Katalogpreis überschreiben.
Rechnungen
Ausgangsrechnungen entstehen in der Regel aus dem Kostenvoranschlag – als Anzahlung, Teil- oder Schlussrechnung. Storno und Gutschrift sind eigene Belegarten. Nummernkreise lassen sich auch je Debitor führen. Die Ausgabe erfolgt als PDF beziehungsweise archivfähiges PDF/A, als elektronische Rechnung im XRechnung-Format oder direkt per E-Mail.
Einkauf und Weiterberechnung
Der Einkauf beginnt bei der Bestellanforderung mit Freigabe und endet bei der erfassten Eingangsrechnung, deren PDF gleich mitgeführt wird. Der entscheidende Schritt für Agenturen ist die Weiterberechnung: Positionen einer gebuchten Eingangsrechnung werden mit der Rechnungsposition des Kunden verknüpft und übernommen. Kosten und Erlös bleiben damit auf derselben Budgetzeile sichtbar – kein Übertragen, kein Suchen.
Finanzen
Buchungen und Buchungskonten, Bankkonten mit Import aller Kontobewegungen und Verwaltung der offenen Posten – bezahlte Ausgangsrechnungen werden den passenden Bewegungen automatisch zugeordnet. Zahlungsausgänge entstehen als SEPA-Überweisung aus einer oder mehreren Eingangsrechnungen. Dazu kommen Kassenbuch, Monatsabschluss mit Buchungsperioden und der Export nach DATEV.
Zeiterfassung
Geleistete Stunden werden je Mitarbeiter, Job und Tätigkeit erfasst – mit Wochenansicht, Zeitkontrolle und Stundenlisten zum Export. Erfasste Stunden können direkt zu Rechnungspositionen werden. Auf den Arbeitsplätzen der Mitarbeitenden übernimmt das TimeTool der :timesuite die Erfassung.
Controlling
Zwei mehrdimensionale Auswertungen, die nur lesen und nichts verändern:
- Leistungs-Controlling – Plan und Ist auf der Umsatzseite: sicherer Umsatz, davon noch unberechnet, sowie die Pipeline. Grundlage sind die monatsweisen Leistungszeiträume der Kalkulation.
- Kosten-Controlling – gebuchte und freigegebene Kosten, getrennt nach weiterberechenbar und nicht weiterberechenbar, mit den offenen Zahlungen als Untergröße.
Beide lassen sich nach Monaten, Kunden, Projekten, Jobs, Leistungen, Mitarbeitenden und Teams aufreißen – mit Drill-down bis zum einzelnen Beleg.
Erinnerungen
Alle offenen Aufgaben mit Termin und Verantwortlichkeit an einem zentralen Ort – To-dos, Freigaben und Wiedervorlagen, damit nichts untergeht. Überfälliges fällt sofort ins Auge, Erledigtes verschwindet nicht, sondern wird zur Historie – mit dem Vermerk, ob es pünktlich erledigt wurde. Jede Person sieht standardmäßig ihre eigenen offenen Punkte.
Mitarbeitende
Personen mit Beschäftigungsdaten, Funktionen, Wochenstunden und Bankverbindung – im Mehrbenutzerbetrieb zusätzlich mit Zugang und Berechtigung. Daraus ergibt sich, wer für einen Job verantwortlich ist und wem welche Stunden zugeordnet werden.
Basisdaten
Ein Ort für die Referenzdaten der Suite: Buchungskonten und ihre Kategorien, Funktionen, Buchungsperioden und Wertelisten. Die Fachbereiche lesen diese Daten nur – gepflegt werden sie an genau einer Stelle.
Ein IMAP-Postfach direkt in der Suite: Nachrichten abrufen, in der Liste sichten, in der Vorschau lesen und Anlagen öffnen oder sichern.
Schnittstellen
- DATEV – Export der Buchhaltungsdaten
- XRechnung und PDF/A – elektronische Rechnungsstellung und Archivierung
- SEPA – Überweisungen aus Eingangsrechnungen
- Bankkontenabruf – Import der Kontobewegungen
- CSV-Import – Übernahme von Stammdaten
- E-Mail (IMAP) und Adressbuch-Abgleich
Sie suchen etwas Bestimmtes, das hier nicht steht? Fragen Sie uns – wir antworten offen, auch dort, wo etwas anders läuft als erwartet.